Anleitung zur Partyplanung

Für die Planung der Parties gibt es folgende Dinge zu beachten:

Termin:
Es muss ein Termin festgelegt werden, an dem die Party stattfinden kann.
Für den Fall, dass die Party im Kulturkaffee stattfindet, muss zuerst beim ZeFaR nachgefragt werden, wann ein Termin frei ist und gemeinsam ein freier Termin vereinbart werden.
Für den Fall, dass die Party in einer der Kreuzbauten stattfindet muss sich mit dem Geschäftsführer der Physik Institute abgesprochen werden. (aktuell Gerd Passler)
Für den Fall, dass die Party in einer anderen Location stattfinden soll, muss sich dementsprechend mit dem jeweiligen Zuständigen abgesprochen werden.

Plakat:
Es muss ein Plakat gestaltet werden, dass für die Party wirbt. Dieses muss zum einen gut lesbar sein - auch für farbenblinde Personen. Es sollten alle wichtigen Informationen auf dem Plakat zu sehen sein. Der ZeFaR bezahlt die Werbung für die Party, wenn diese in einem angemessenen Rahmen bleibt. Dazu muss das Plakat zur Abstimmung zum ZeFaR gegeben werden. Sollte dieses angenommen werden muss bei der Druckerei das Plakat in Auftrag gegeben werden. Danach wird ein Teil der Plakate an das Plakatierteam des Asta gegeben, die die Plakate überall in der Uni aufhängen. Der andere Teil der Plakate können zum Beispiel am schwarzen Brett der Fachschaft aufgehängt werden.

Verkauf während der Party:
Um die Kosten für die Party zu decken, ist ein Verkauf von Essen oder Shots während der Party üblich. Dies muss jedoch vorher mit der für die Location zuständigen Person abgesprochen werden. Da das Kulturkaffee selbst Getränke während der Party verkauft, können hier nur zum Beispiel Waffeln oder Shots verkauft werden.

DJ:
Es muss ein DJ gefunden werden, der die gewünschte Musikrichtung auf der Party spielt. Mit diesem muss ein Vertragsformular vom ZeFaR ausgefüllt werden, damit der ZeFaR den DJ bezahlen kann.

Kostenübernahme durch den Verein:
Der Verein Gemeinschaft der Physik e.V. ist dazu bereit einen Vorschuss für die Party zu geben, um Kosten für zum Beispiel Deko zu decken. Dazu muss ein angemessener Betrag in Voraus beim Verein beantragt werden. Sowohl ein Vorschuss als auch eine nachträgliche Kostenübernahme nach Einreichung der Rechnungen ist möglich.

Gema:
Die Gema Gebühren für die Musik auf der Party werden vom Asta bezahlt. Dazu muss ein Formular vom Asta ausgefüllt und beim Asta abgegeben werden.

Treffen des Organisationsteams:
Das Organisationsteam sollte sich häufiger zur Besprechung treffen. Falls eine andere Fachschaft beteiligt ist, sollten diese Treffen von beiden Fachschaften gut besucht sein. In den Treffen muss neben den bereits angesprochenen Dingen Folgendes besprochen werden:
- Motto
- Musikrichtung
- Dekoration